3e. Bedrijfsvoering

In 2025 hebben we geïnvesteerd in het versterken van onze digitale weerbaarheid. De beschikbaar gestelde middelen zijn uitgewerkt in een integraal plan waarvan de uitvoering inmiddels is gestart. In 2026 implementeren we verdere technische en organisatorische maatregelen, waarmee we een stevige basis leggen voor NIS2conformiteit. Het doel van de NIS2 richtlijn is het realiseren van een hoog, uniform en verplicht niveau van cybersecurity binnen de EU Zo zetten we een duurzame stap richting een robuuste en toekomstbestendige securityorganisatie.

Duurzame informatiehuishouding

Met het programma GIVE bouwen we aan generieke IT-voorzieningen die we hergebruiken of gezamenlijk ontwikkelen met andere overheden. Dat levert lagere kosten, minder leveranciersafhankelijkheid en hogere kwaliteit van informatievoorziening op. In 2025 hebben we belangrijke basisvoorzieningen voor digitale dienstverlening en zaakafhandeling gerealiseerd. Hierdoor zijn processen duidelijker, is dossierafhandeling transparanter en kunnen we inwoners sneller en beter helpen. Daarnaast hebben we een stap gezet in datagedreven werken: de doelarchitectuur en het ontwerp van het datafundament zijn opgeleverd. Dit fundament zorgt voor veilige, uniforme en herbruikbare data. Daarmee kunnen we beter onderbouwde keuzes maken, bijvoorbeeld rondom personeelsinformatie, wat direct bijdraagt aan effectievere dienstverlening.

Een goede IT-ondersteuning

We hebben de ingezette groei van onze organisatie ondersteund en onze IT-systemen waar nodig aangepast of vernieuwd. Hiermee dragen we bij aan de doelstellingen uit het bestuursakkoord, de wensen van de organisatie en voldoen we aan wijzigingen in wet- en regelgeving.

AVG

We hebben in 2025 succesvol het toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens afgerond en onze privacy volwassenheid in kaart gebracht. De privacy governance is aangescherpt en met een Chief Privacy Officer implementeren we het vernieuwde privacy beleid. De Chief Privacy Officer heeft onder meer de opdracht gekregen om in kaart te brengen welke kennis en competenties er op dit moment gemist wordt. Een incident met AI-gegevensverwerking bood leerzame lessen, waarna we gericht verbeteringen doorvoerden. Hierdoor versterken we gedrag, processen en de techniek voor verantwoorde toepassing van AI.

Toekomstbestendige en robuuste financiële administratie

In 2025 is verder gebouwd aan een robuuste financiële administratie. De financiële administratie is toekomstbestendig ingericht op basis van een bewezen oplossing die al door veel gemeenten wordt gebruikt.  De werkprocessen zijn verder geoptimaliseerd, verbeteringen zijn aangebracht in (data)kwaliteit, we hebben controles in financiële processen uitgevoerd en er heeft verdere aanscherping plaatsgevonden binnen de financiële disciplines van samenwerking en dienstverlening. Ook is het kennisniveau van de financiële vakgebieden in de organisatie verder verhoogd door gerichte opleidingen en trainingen. Hierdoor kan de financiële functie flexibel acteren op organisatorische- en maatschappelijke ontwikkelingen en op wijzigingen in beleid en (wettelijke) regelgeving.

Vervanging financiële systeem

Na een fase van grondige voorbereiding zijn we op 1 januari 2025 live gegaan met ons nieuw financieel systeem ERPx. De focus lag hierbij op de continuïteit van de financiële processen en de bijbehorende informatiestromen. Mede doordat de financiële inrichting en diverse werkprocessen aanzienlijk veranderden, is er veel aandacht besteed aan een goede nazorgfase zoals continu ondersteuning en gebruikerstrainingen.

In het tweede halfjaar van 2025 hebben we de benodigde financiële rapportages voor de jaarrekening ontwikkeld. In aansluiting op een aangescherpte gemeente brede data architectuur, is een aantal gemaakte keuzes herzien en zijn de financiële rapportages ondergebracht in het daarvoor geëigende systeem Cognos. Daarmee is de basis gelegd voor een stabiele financiële informatievoorziening waar we in 2026 op door kunnen bouwen.

Organisatie VNG-congres en expositie over de groei van de stad

Het landelijke VNG-congres vond in 2025 in Eindhoven plaats. Hier waren 3.000 lokale bestuurders uit het hele land aanwezig. Zij hebben kennis gemaakt met het verhaal van samenwerking en innovatie in onze regio, via een programmering, een expositie en de vormgeving van het congres. Deze editie werd door de deelnemers beoordeeld als het meest succesvolle congres ooit.

Open Eindhoven is een permanente communicatiecampagne die de inwoners, bezoekers en ondernemers van Eindhoven mee wil nemen met de forse groei van de stad (schaalsprong). Een belangrijke mijlpaal in oktober 2025 was de opening van een Expo in de hal van de Heuvel, geplaatst in een winkelunit die we samen exploiteren met Eindhoven365, die daar de brandstore heeft ingericht. De campagne kent naast de fysieke expo nog drie andere communicatiekanalen: de website, bouwborden in de stad en activatie door middel van interventies en evenementen in de stad.

Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) vertaald van manifest naar uitvoering.

De gemeente Eindhoven zet haar jaarlijkse inkoopvolume van ruim €500 miljoen strategisch in om duurzame en sociale impact te realiseren. De looptijd van het Manifest is verlengd tot 2030, waardoor meer ruimte ontstaat om de ambities te vertalen naar concrete uitvoering en naar een betere borging in de organisatie.

Belangrijkste resultaten 2025:

• Ontwikkeling MVOI ‑ actieplan

Om te komen tot een meer gedragen organisatie brede verantwoordelijkheid is in 2025 de start gemaakt met de ontwikkeling van een gemeentebreed actieplan. In dit actieplan worden de MVOI ‑ thema’s uitgewerkt in concrete acties.

• Integratie in de PDCA ‑ cyclus

In 2025 heeft de DR de beslissing genomen dat vanaf 2026 MVOI ‑ thema’s structureel worden opgenomen in sectorplannen.

• Sectorbreed MVOI ‑ expertteam

Er is een expertteam samengesteld dat ondersteuning biedt bij de vertaling van de MVOI-thema's naar aanbestedingen en opdrachten.

• Versterking van monitoring en verantwoording

In 2025 is een aanvang genomen met een doorontwikkeling voor de opvolging van het BIS-formulier  (Basisgegevens Inkoopstrategie) ter verbetering van datatoegankelijkheid en voortgangsmonitoring. In het BIS-formulier worden de gegevens verzameld op basis waarvan een opdracht in de markt wordt gezet. Met het verzamelen van deze gegevens wordt inzicht verkregen in de impact die met de inkoopopdrachten behaald kan worden.

Functionele en duurzame werkomgeving

Om een werkomgeving te krijgen waarin inwoners en bezoekers zich welkom en veilig voelen en waarin bestuur en collega’s optimaal kunnen presteren, zijn in 2025 verbetermaatregelen afgerond (onder andere extra werkplekken en belcellen) en zijn onderhandelingen gestart om extra ruimte te huren om een aangename en prettige werkomgeving te creëren. Met de beschikbare middelen zijn we hiermee zo veel mogelijk tegemoetgekomen aan de wensen en noden van een groeiende organisatie. Door alle betrokkenen optimaal mee te nemen en de samenwerking tussen de verschillende aspecten van de organisatie te verbeteren, hebben we gewerkt aan een huisvestingsstrategie (loopt door in 2026) die bijdraagt aan efficiënter hybride werken, werkplezier en het opvangen van de groei van de organisatie. Het pand aan de Nachtegaallaan is verder verduurzaamd. Hiermee geven we als gemeente zelf het goede voorbeeld en dragen we bij aan de duurzaamheidsopgaven van onze stad.

Organisatieontwikkeling Algemene Dienstverlening

In 2025 is gestart met het project Doorontwikkeling van Algemene dienstverlening (ADV), Financiën & Control (F&C) en de Concernstaf. Deze doorontwikkeling is gericht op het versterken van de uitvoeringskracht van de organisatie, de dienstverlening aan de stad toekomstbestendig te organiseren en de bestuurlijke besluitvorming beter, consistenter en integraler te ondersteunen.

Er is gekozen om eerst energie te steken in het formuleren van een heldere koers en het versterken van de samenwerking binnen en tussen onderdelen van de organisatie als basis voor verdere ontwikkeling. De inzichten uit deze fase vormen het fundament voor vervolgstappen in de inrichting van de organisatie.