3i. Openbaarheidsparagraaf

De Wet open overheid (Woo) regelt het recht van burgers op informatie over hoe de overheid handelt en hoe zij besluiten neemt. In deze paragraaf verantwoorden wij over de drie hoofdonderdelen van de Woo in 2025: de behandeling van Woo-verzoeken (passieve openbaarmaking), het publiceren op eigen initiatief (actieve openbaarmaking) en het belang van toegankelijke informatie.  

Verbetering in de behandeling van verzoeken: ruim 90% van verzoeken binnen termijn

De Woo biedt de mogelijkheid om gericht informatie te verstrekken aan inwoners, als verzoekers duidelijk aangeven over welke aangelegenheid of welk document zij informatie willen ontvangen. Door in gesprek te gaan met de verzoeker en samen te verkennen welke informatie precies nodig is, kunnen we vaak voorkomen dat een formeel Woo ‑ verzoek wordt ingediend. Wij zetten in op heldere en tijdige informatievoorziening, zodat vragen zo veel mogelijk informeel en efficiënt kunnen worden afgehandeld. Ons uitgangspunt is om, waar mogelijk, actief en transparant mee te denken, zodat we verzoekers snel van de juiste informatie kunnen voorzien en de administratieve lasten aan beide kanten beperken.

 Maatregelen vanuit het programma Eindhoven Transparant hebben er in 2025 voor gezorgd dat bijna alle Woo-verzoeken binnen termijn worden afgehandeld, waaronder ook meer complexe verzoeken. Dit lukt dankzij de duidelijke positionering van het Woo-bureau bij het ondersteunen van medewerkers bij het openbaar maken van informatie (op verzoek of op eigen initiatief).  

Uitvoering actieve openbaarmaking ligt op schema

De Woo vraagt ook om documenten actief (op eigen initiatief) openbaar te maken. De wetgever heeft bepaald dat 11 informatiecategorieën actief openbaar moeten worden gemaakt. Dit gebeurt in vier tranches. Alleen de eerste tranche is inmiddels in werking getreden en daarmee wettelijk vereist. Dat zijn in de onderstaande tabel de eerste vier categorieën. De ingangsdatum van de overige categorieën is nog niet vastgesteld. In 2026 vindt de wetsevaluatie van de Woo plaats door de Tweede Kamer. 

Sinds 2025 maken we meer informatie actief openbaar dan momenteel wettelijk verplicht: 

• Adviesnota’s. Deze horen niet tot een wettelijk verplichte informatiecategorie. Maar wij kiezen er wel voor om deze vanaf nu openbaar te maken. We doen dit volgens het uitgangspunt van de Woo: ‘openbaar, tenzij’.  Door eindversies van adviesnota’s actief openbaar te maken geven we inwoners inzicht in keuzes, dilemma’s en overwegingen die daarbij horen. We zorgen hiermee voor een transparanter besluitvormingsproces. 
• Agenda’s collegeleden. Afgelopen voorjaar heeft het college besloten om hun externe afspraken openbaar te maken. Agenda’s worden vanaf 2025 actief openbaar gemaakt. Het college vindt een transparante overheid namelijk belangrijk. 
• Adviesaanvragen en adviezen van de Eindhovense adviescommissies. Adviescommissies zoals de Cultuurraad Eindhoven, Ethische commissie, Eindhovense Sportraad en de Adviescommissie Omgevingskwaliteit (AOKE) voldoen al aan de eisen in 2025. De overige adviescommissies volgen in 2026.  

Hiermee loopt de gemeente Eindhoven voor op de minimale wettelijke vereisten en ook in vergelijking met andere gemeenten zijn er bovengemiddeld veel informatiecategorieën inmiddels openbaar gemaakt.  

Informatiehuishouding op orde

Essentieel voor een goede uitvoering van de Woo is dat gevraagde informatie goed en snel te vinden is. Dit betekent dat Informatie op het juiste moment in een werkproces, voor de juiste medewerker, in de juiste vorm beschikbaar is met de juiste metadata, waarna het op het goede moment openbaar kan worden gemaakt.  
Onze organisatie wil niet alleen overzicht, maar ook grip op informatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat we informatie tijdig vernietigen. Alle informatie die we bewaren, moeten we immers ook beveiligen, back-uppen, terugvinden, enzovoorts. Er is helaas geen standaardoplossing voor hoe we het bewaren en vernietigen het beste kunnen ondersteunen. Veel vraagstukken vragen om maatwerk aanpassingen in een proces, informatiestroom of applicatie. 

Het (tijdig) vernietigen van informatie is een blijvend aandachtspunt. In verschillende applicaties is in 2025 het vernietigingsproces afgerond. Daarnaast zijn er applicaties waarin inrichtings- en herstelwerkzaamheden zijn uitgevoerd om alsnog te kunnen vernietigen. Via het bouwblokkenproces worden voortaan alle aanvragen voor nieuwe IT-oplossingen en -applicaties ook bij DIV aangemeld. Bij aanschaf van een nieuwe applicatie of componenten worden de eisen voor informatiebeheer meteen aangeleverd. Eisen rondom vernietiging van informatie zijn onderdeel van dit eisenpakket. Hierdoor wordt de vernietiging van informatie in de fase van implementatie al goed ingericht. De eisen en maatregelen worden opnieuw geëvalueerd bij grote wijzigingen.  

Naast het op orde brengen van de informatiehuishouding en het actief publiceren kent de Woo ook een sterk verandercomponent, waarbij een verandering in houding en gedrag van medewerkers, management en directie wordt gevraagd. Het is belangrijk dat iedere medewerker ervan bewust is dat wat er opgeslagen wordt bij een zaak, openbare informatie kan betreffen. Dit betekent dat ook iedere medewerker ervoor verantwoordelijk is dat een zaak actueel, compleet, vindbaar en toegankelijk is. Het uitgangspunt binnen organisatie is ‘openbaar, tenzij’.